CRM personal para freelance — Gestión de clientes, proyectos, tareas y analítica

Era necesario diseñar un modelo que conecte clientes, proyectos, tareas, seguimiento del tiempo y tarifas, de modo que los datos se agreguen correctamente en todos los niveles sin duplicaciones.

• Diseño de las entidades: Cliente → Proyecto → Tarea → Registro de tiempo → Cálculo de coste.
• Definición de relaciones y reglas de comportamiento en cascada.
• Inclusión de flexibilidad en las tarifas (por hora, fija, por proyecto).
• Implementación de migraciones e índices en PostgreSQL.

Era necesario registrar cómodamente el tiempo en las tareas y calcular automáticamente el coste del trabajo realizado, sin cálculos manuales ni errores.

• Implementación del seguimiento del tiempo vinculado a una tarea y una fecha.
• Cálculo automático del coste basado en la tarifa y el tiempo empleado.
• Recálculo al modificar la tarifa o el tiempo.
• Traslado de los recálculos pesados a tareas asíncronas mediante RabbitMQ.

Los importes por el trabajo debían estar disponibles en varios niveles: por tarea, por proyecto, por cliente. Un cliente puede tener varios proyectos y un proyecto muchas tareas.

• Implementación de la agregación de datos a nivel de tarea, proyecto y cliente.
• Recálculo de los agregados ante cambios (tiempo, tarifas, estados).
• Caching de los agregados en Redis para una entrega rápida.
• Garantía de la consistencia de los datos entre niveles.

La analítica requería un dashboard visual con gráficos y diagramas que mostrara los datos diarios: qué tareas se realizaron, con qué proyectos y clientes y cuánto se ganó por día, semana o mes.

• Implementación de agregaciones backend para intervalos temporales (día/semana/mes).
• Construcción del frontend en Vue con gráficos y diagramas.
• Adición de filtros por clientes, proyectos y periodos.
• Optimización de consultas y caching de agregados pesados.

Los leads debían gestionarse con atributos (frío/caliente, fuente, etc.) y era necesario analizar cuántos leads se adquirieron, sus estados y cuántos se convirtieron en clientes.

• Implementación de un CRUD para leads con atributos flexibles.
• Adición de estados y fuentes de adquisición.
• Implementación de la conversión lead → cliente.
• Construcción de una pestaña dedicada a la analítica de leads en el dashboard.

Los puestos debían gestionarse con estados y fuentes y era necesario analizar la relevancia de los puestos respecto a mis habilidades y el éxito en las entrevistas.

• Implementación de un CRUD para puestos con estados y fuentes.
• Adición del seguimiento de fases: candidatura → entrevista → resultado.
• Construcción de una pestaña dedicada a la analítica de puestos en el dashboard.
• Adición de analítica sobre canales de búsqueda y éxito en entrevistas.

Los recálculos de agregados, las actualizaciones de analítica y los cálculos de coste son operaciones pesadas que no pueden ejecutarse de forma síncrona en el ciclo HTTP sin perder capacidad de respuesta.

• Diseño de colas de eventos para cambios de tiempo, tarifas y estados.
• Implementación de workers con Symfony Messenger + RabbitMQ.
• Adición de políticas de retry, dead-letter queue y monitoreo.
• Garantía de idempotencia de los handlers.

La búsqueda rápida sobre clientes, proyectos, tareas, leads y puestos, junto con una analítica flexible, requerían un motor de búsqueda especializado en lugar de consultas SQL pesadas.

• Configuración de índices de ElasticSearch para las entidades clave.
• Implementación de la sincronización de datos mediante eventos de RabbitMQ.
• Adición de consultas de búsqueda con filtros y agregaciones.
• Optimización de mappings y reindexación.

El dashboard y los agregados por clientes, proyectos y tareas son datos solicitados con frecuencia, costosos de recalcular cada vez.

• Introducción del caching de datos calientes y agregados en Redis.
• Configuración de la invalidación de caché mediante eventos (cambios de tiempo, tarifas, estados).
• Uso de Redis para sesiones y bloqueos distribuidos.
• Adición de monitoreo hit/miss y tiempos de respuesta.

Para la analítica y la resolución de disputas, todos los cambios en clientes, proyectos, tareas, leads y puestos debían ser trazables.

• Diseño de un esquema de audit log vinculado a entidad, usuario y acción.
• Implementación de la escritura asíncrona de la auditoría mediante RabbitMQ.
• Adición de herramientas de búsqueda y exportación de audit logs (ElasticSearch).
• Garantía de inmutabilidad de los registros.

El CRM se utiliza a diario y los fallos en colas, indexación o caché son críticos para el seguimiento del tiempo y los ingresos.

• Configuración de la recolección de métricas sobre RabbitMQ, Redis, ElasticSearch y PostgreSQL.
• Implementación de alertas ante anomalías (crecimiento de la DLQ, retrasos de indexación, errores de workers).
• Adición de dashboards para monitorizar el estado del sistema.
• Integración del logging de operaciones críticas.